5. Das Kick-Off-Meeting

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5. Das Kick-Off-Meeting

Teil 5 von 6

 

Ein gelungener, motivierender Projektstart ist durch nichts zu ersetzen. Deshalb hat Herr A. alle Teammitglieder zum ersten Treffen zusammengerufen und möchte das Kick-Off-Meeting beginnen.

Alica-Gregg-Kick-Off-Meeting-BlogWie soeben schon erwähnt ist Herr A. ein sehr gut strukturierter und gut organisierter Teamleiter. Für Herrn A. gibt es kein Kick-Off-Meeting ohne die vorherige Planung. Der Teamleiter möchte die Projektziele und gewünschte Ergebnisse definieren und Eckpunkte mit Teamkollegen klären, Kontaktdaten austauschen und festlegen wer für welche Funktion im Projekt zuständig ist. Ein detaillierter Ablauf mittels einer Agenda wird festgelegt, somit weiß jeder im Meeting bescheid was auf ihn zukommt. Störungen könnten somit an dieser Stelle vermieden werden, da die Mitglieder nicht ständig durch Fragen „stören“, die den Zeitplan überziehen würden. Ein Kick-Off-Meeting wird generell in vier Phasen eingeteilt.

 

In der ersten Phasen sollen sich die Teilnehmer kennen lernen und dies physiologisch am sinnvollsten wenn die Mitglieder in einem Halbkreis sitzen und sich so jeder ansehen kann. Es werden Information darüber ausgetauscht wer schon welche Tätigkeiten gemacht hat. Somit kann Herr A. die Teilnehmer in verschiedene Kategorien einordnen und das Team in die richtige Richtung führen wer für welche Aufgabe zuständig ist. Er stellt sehr schnell fest, wer eher offensiv oder passiv am regen Informationsaustausch teilnimmt. Diese Art von Menschen die sich eher passiv verhalten, passen besser in das Aufgabengebiet Planung des Standorts PSS oder sind eher für den Schriftverkehrsaustausch geeignet.

Der andere Typus der eher offensiv vorgeht, passt eher für Vertragsverhandlungen wie z. B. die Preisverhandlung der Alica-Gregg-Kick-Off-Meeting-AgendaBaukosten des Standorts PSS. Damit Herr A. die Mitglieder in die richtige Richtung führt und die ausgetragenen Ergebnisse bestmöglich nachvollzogen werden können, sind Hilfsmittel wie Flip-Chart oder eine Pinnwand von hoher Bedeutung. Anmerkungen, Kritik, Bedenken usw. sollten von Herrn A. ernstgenommen und protokolliert werden. Es sollte sich allerdings keine Diskussion um Details des Projektplans oder einzelner Arbeitspakete entspinnen. Dies sind eher persönliche Gespräche die nicht in eine Gruppenbesprechung gehören. Wichtig ist auch, dass Herr A. den Teilnehmern die jeweiligen Projektschritte erklärt und diese in einen zeitlichen Rahmen setzt. So hat jeder einen klaren Überblick bis wann seine Arbeit erledigt werden muss um den nächsten Projektabschnitt planen zu können. Um das ganze einen Rahmen zu geben hält Herr. A eine wöchentliche Fixbesprechung für sinnvoll um möglichen Störungen oder Problemen gleich im Keim zu ersticken, falls sich diese auftun, oder falls der zeitliche Rahmen wegen Verzögerung geändert werden muss etc.

Wenn die Agenda abgearbeitet ist, die Teilnehmer sich ausgetauscht haben, die Funktionen pro Mitglied festgelegt wurden, der zeitliche Rahmen besprochen wurde, die gemeinsame Erwartungshaltung gesetzt wurde, die Verantwortungen definiert sind und alle eingewandten Anregungen bzw. Kritik bearbeitet oder aufgenommen wurden, erhält jeder Teilnehmer darüber ein Meeting-Protokoll. Somit können die Mitglieder sich immer wieder darauf besinnen.

Um das Ganze noch einen krönenden Abschluss zu verleihen, setzt Herr A. auf  eine gemeinsame Abendveranstaltung (Abendessen) des gesamten Projektteams. Gemeinsam soll so die Teambildung noch zusätzlich gestärkt werden.

Herr A. hofft so alle Teilnehmer in`s Boot geholt zu haben.

Agenda für Kick-Off-Meeting
Projektbezeichnung:
Ort/Termin/Uhrzeit:
Teilnehmer:
Wann? Wer?
1.      Begrüßung durch Auftraggeber bzw. Projektleiter
2.      Vorstellungsrunde: Jeder Teilnehmer hat ein typisches Symbol aus seinem Heimatland dabei und stellt sich vor
3.      Erwartungen der Teilnehmer
4.      Vorstellung des Projekts: Strategische Bedeutung, Projektziele, Vorgehensweise
5.      Arbeitsteams, Aufgabenpakete, Zeitpläne
6.      Eventuell Teamübung: Wie wollen wir die Zusammenarbeit gestalten?
7.      Input: Interkulturelle Besonderheiten in internationalen Teams
8.      Mini-Workshops in Teilteams: Aufgabenstrukturierung, Kommunikationsgestaltung im Projektteam, Umgang mit schwierigen Situationen
9.      Ausblick auf Termine und erste Schritte nach dem Meeting
10.    Eventuell Event: Gemeinsames Abendessen, von allen zubereitet

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© Haufe Mediengruppe

Aus: „Internationale Projekte leiten“ von Dr. Lothar Gutjahr und Christoph Nesgen

 

 

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